Departamento pessoal costuma ser tratado como rotina administrativa: processar a folha, gerar a guia, enviar o holerite. Em empresa de serviços, é mais do que isso. A folha é o maior custo da operação e, no Simples Nacional, é também o que define em qual anexo a empresa é tributada. Decidir como contratar é decidir quanto imposto pagar.
O que está incluído
- Admissão completa: registro, contrato, exames, envio ao eSocial e orientação sobre a modalidade adequada.
- Folha de pagamento mensal, com adiantamentos, benefícios, variáveis e descontos conferidos antes do fechamento.
- Pró-labore dos sócios calculado com o INSS e o IRPF corretos, e coerente com o planejamento tributário.
- Férias, 13º salário e provisões acompanhadas ao longo do ano, e não descobertas em dezembro.
- Rescisões calculadas, com conferência das verbas e dos prazos legais.
- eSocial, FGTS, contribuição previdenciária e demais obrigações do período transmitidas no prazo.
- Controle do Fator R mês a mês, quando a empresa está no Simples Nacional.
As decisões que mais pesam
CLT, PJ ou prestador eventual
Cada modalidade tem custo, risco e efeito tributário diferentes. Contratar PJ para quem trabalha com exclusividade, horário e subordinação expõe a empresa a reconhecimento de vínculo — e o passivo aparece justamente quando a relação termina mal. A escolha certa depende da função, não do desejo de reduzir encargo.
Pró-labore: nem mínimo nem aleatório
Pró-labore muito baixo enfraquece a empresa perante o Fisco e reduz o Fator R; pró-labore alto demais paga INSS e IRPF desnecessários. O valor adequado sai do cruzamento entre a retirada real do sócio, a folha total e o regime tributário.
Benefício que parece barato
Vale, plano, bônus e ajuda de custo têm tratamentos distintos quanto a encargo e integração ao salário. Concedido sem critério, o benefício vira base de cálculo e custa mais do que parecia.
O custo real de um funcionário
Antes de cada contratação, calculamos o custo total: salário, encargos, FGTS, provisão de férias e 13º, benefícios, e o efeito da nova folha sobre o Fator R e a alíquota do Simples. O empresário decide com o número final na mão — e não com a estimativa que só considerava o salário.